Laptop, mașină, restaurant sau vacanță pe firmă? Top 10 cheltuieli pe care le poți trece pe SRL în 2026

10 cheltuieli pe care le poți înregistra pe firmă

1. Chiria sediului și a biroului

Chiria pentru sediul firmei sau pentru spațiul în care se desfășoară activitatea poate fi înregistrată drept cheltuială, dacă utilizarea spațiului este justificată economic și există documente care susțin operațiunea.

2. Publicitatea și promovarea

Reclamele online, campaniile de marketing și materialele promoționale pot fi suportate de firmă dacă promovează compania, produsele sau serviciile sale, iar facturile trebuie să reflecte serviciile efectiv achiziționate.

3. Software și servicii IT

Licențele software, aplicațiile profesionale, găzduirea site-ului, domeniile web și alte servicii informatice necesare activității pot fi înregistrate ca cheltuieli ale firmei.

4. Telefonie și internet

Abonamentele de telefonie și internet pot fi suportate de companie pentru activitatea profesională. Dacă serviciile sunt folosite și în scop personal, tratamentul fiscal trebuie stabilit în funcție de utilizarea efectivă și de regulile aplicabile.

5. Laptopuri, mobilier și consumabile

Firma poate cumpăra laptopuri, imprimante, mobilier de birou, hârtie, toner și alte materiale necesare activității. Tratamentul contabil și fiscal depinde de natura și valoarea bunurilor. Un echipament poate necesita înregistrarea ca mijloc fix și recuperarea costului prin amortizare, nu deducerea integrală a sumei la achiziție.

6. Închirierea și leasingul echipamentelor

Costurile pentru închirierea sau leasingul echipamentelor și utilajelor folosite în activitatea economică pot fi înregistrate potrivit regulilor aplicabile fiecărui tip de contract.

7. Cursuri și certificări profesionale

Cursurile, certificările și programele de formare pot fi plătite de firmă dacă au legătură cu activitatea desfășurată. Natura serviciului și documentele aferente trebuie să justifice cheltuiala.

8. Transport și cazare în interes de serviciu

Biletele de transport și cazarea pentru deplasări profesionale pot fi suportate de companie dacă deplasarea are un scop economic și respectă condițiile legale. Documentele de transport, cazare și deplasare trebuie păstrate pentru justificarea cheltuielilor.

Vacanțele și călătoriile personale nu devin cheltuieli profesionale doar pentru că sunt plătite din contul firmei. Dacă o deplasare include atât activități profesionale, cât și personale, cheltuielile trebuie analizate în funcție de natura lor.

9. Semnătura electronică și serviciile profesionale

Semnătura electronică, serviciile de contabilitate și anumite servicii juridice sau administrative pot fi înregistrate drept cheltuieli ale firmei dacă sunt necesare activității economice și există documente justificative.

10. Cheltuielile de protocol

Firmele plătitoare de impozit pe profit trebuie să știe că cheltuielile de protocol au o limită de deductibilitate de 2%, calculată potrivit formulei din Codul fiscal.

O masă cu partenerii de afaceri poate intra în această categorie, în funcție de scopul și natura cheltuielii. Nu orice masă la restaurant este însă cheltuială de protocol, iar costurile personale nu devin deductibile prin simpla emitere a facturii pe firmă.

Când este deductibilă o cheltuială

Codul fiscal, prin Legea nr. 227/2015 și modificările ulterioare, stabilește ce cheltuieli pot fi deduse la calculul impozitului pe profit și care sunt supuse unor limite sau sunt nedeductibile.

Pentru a susține o cheltuială, firma trebuie să poată demonstra legătura acesteia cu activitatea economică și să dețină documente justificative. În funcție de operațiune, acestea pot include facturi, contracte, dovezi de plată și documente de deplasare.

Anumite amenzi și penalități sunt nedeductibile fiscal. Cheltuielile care nu respectă condițiile prevăzute de lege pot avea, de asemenea, acest tratament. O factură dovedește achiziția, dar nu justifică singură deductibilitatea.

Ce reguli se aplică microîntreprinderilor

Ce se întâmplă cu cheltuielile dacă ai o microîntreprindere

Dacă firma ta este microîntreprindere, poți plăti din contul companiei cheltuielile necesare activității, de la chirie și echipamente până la servicii IT și deplasări profesionale. Spre deosebire de firmele plătitoare de impozit pe profit, microîntreprinderile nu își calculează impozitul scăzând cheltuielile din venituri. Asta înseamnă că achiziția unui laptop sau plata chiriei nu reduce, prin ea însăși, impozitul pe veniturile microîntreprinderii.

Cheltuiala trebuie totuși înregistrată corect și justificată prin documente, iar încadrarea ei poate avea efecte asupra rezultatului contabil și a altor obligații fiscale ale firmei.